Als ondernemer kunt u te maken hebben met klanten en bedrijven die de opgegeven factuur niet op tijd betalen. Wellicht heeft uw boekhouder het wel eens gehad over een veertiendagenbrief. Als u producten verkoopt aan consumenten dan moet u deze term zeker kennen. Hoe zit het nu precies met deze brief, wat staat erin en wanneer is hij geldig?
Met de veertiendagenbrief, wettelijk beschreven als de ingebrekestelling, legt u de klant uit dat de openstaande factuur binnen 14 dagen betaald moet worden, voordat er extra kosten, als incassokosten en wettelijke rente, in rekening gebracht zullen worden. Bij veel ondernemers is er onduidelijkheid wanneer die 14 dagen precies ingaan. Eind 2016 heeft de Hoge Raad hier uitspraak over gedaan en die nemen wij graag met u door.
Wat staat er in die veertiendagenbrief?
In die veertiendagenbrief vernoemt u duidelijk alle kosten. U vermeld zowel het openstaande factuurbedrag als de exacte incassokosten die er bij komen mits deze factuur niet binnen het termijn betaald wordt. U kunt deze veertiendagenbrief zowel alleen per e-mail als per post naar de debiteur opsturen.
Wij adviseren bij aanwezigheid van zowel het post- als mailadres de veertiendagenbrief naar beide toe te sturen, mits de post uit kan, afhankelijk van de hoogte van de factuur kosten. Dus bij een factuur van enkele euro's is alleen digitaal versturen natuurlijk ook gewoon voldoende.
Houd rekening met de verzendtijd
Op de dag dat de veertiendagenbrief is ontvangen door de debiteur, gaan de veertien dagen daadwerkelijk in. Dat was de belangrijkste uitspraak van de Hoge Raad, dus niet wanneer u de brief op de post doet. Per post adviseren wij daarom rekening te houden met de verzendtijd, deze dag(en) komt bovenop de veertien dagen betaaltijd. Wij houden ons daarom aan 15 dagen vanaf verzending. Daarnaast kunt u coulant zijn en 16 tot 20 dagen voordat u de incassokosten daadwerkelijk bij de debiteur in rekening gaat brengen.
Uitzonderingen op de veertiendagenbrief
De veertiendagenbrief geldt over het algemeen niet als u zaken doet met andere bedrijven (Business to Business). Is de afgesproken betalingstermijn verstreken, dan worden de incassokosten door de Nederlandse wet geregeld. Reflexwerking, oftewel zeer kleine ondernemers of eenmanszaken, behoren tot de uitzondering. Deze kunnen onder bepaalde omstandigheden als consument worden beschouwd. U kunt deze daarom gewoon een veertiendagenbrief sturen.
Omzetverlies voorkomen
Wilt u als ondernemer zeker zijn dat klanten uw factuur gaan betalen? Kijk dan eens naar Incassoline. Via deze dienst krijgt u advies en tips over uw facturen, credit checks en juridisch advies. Wilt u een openstaande factuur uit handen geven? Neem dan contact met ons op.
