Controleert u nieuwe klanten wel voldoende? Veel ondernemers lopen onnodig risico

Een nieuwe klant binnenhalen is altijd goed nieuws. Toch kan enthousiasme soms leiden tot een belangrijke fout: onvoldoende onderzoek naar de nieuwe zakenrelatie. Uit recent onderzoek van de Kamer van Koophandel blijkt dat meer dan de helft van de ondernemers niet controleert of een nieuwe zakenrelatie daadwerkelijk staat ingeschreven bij de KVK. Sterker nog, één op de vijf ondernemers geeft aan nieuwe relaties nauwelijks of helemaal niet te controleren.

Dat is opmerkelijk. Zeker in een tijd waarin identiteitsfraude, faillissementen en betalingsproblemen vaker voorkomen, zou een basiscontrole onderdeel moeten zijn van iedere zakelijke samenwerking. Een paar minuten onderzoek vooraf kan immers veel problemen achteraf voorkomen.

Vertrouwen is goed, controleren is beter

Ondernemen draait voor een groot deel om vertrouwen. Toch is vertrouwen alleen niet voldoende wanneer u goederen levert, werkzaamheden uitvoert of betalingsafspraken maakt met een nieuwe klant. Een controle van het Handelsregister geeft direct inzicht in belangrijke gegevens zoals:

De officiële bedrijfsnaam
Het KVK-nummer
Het vestigingsadres
De bedrijfsactiviteiten
De rechtsvorm van de onderneming
De tekenbevoegde personen

Juist die laatste informatie wordt regelmatig onderschat. Het komt voor dat overeenkomsten worden gesloten met medewerkers die juridisch helemaal niet bevoegd zijn om namens een onderneming verplichtingen aan te gaan. Wanneer later discussie ontstaat over een overeenkomst, kan dit voor vervelende juridische situaties zorgen.

Fraudeurs worden steeds professioneler

Waar fraude vroeger vaak eenvoudig te herkennen was, zijn oplichters tegenwoordig steeds professioneler georganiseerd. Websites ogen betrouwbaar, e-mailadressen lijken authentiek en bedrijfsnamen worden soms bewust gekozen zodat ze sterk lijken op bestaande ondernemingen. Vooral bij online handel en zakelijke dienstverlening neemt het risico toe. Een ondernemer die goederen levert aan een onderneming die niet bestaat of die onder een valse identiteit opereert, loopt niet alleen omzet mis maar maakt vaak ook kosten die nooit meer worden terugverdiend. Een eenvoudige KVK-controle vormt daarom een belangrijke eerste verdedigingslinie tegen fraude.

Een KVK-check zegt niet alles

Hoewel een controle van het Handelsregister een eerste stap is, vertelt deze niet het hele verhaal. Een onderneming kan immers correct geregistreerd staan en alsnog financiële problemen hebben.

Daarom is het verstandig om bij grotere opdrachten of langdurige samenwerkingen aanvullende controles uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan:

Een kredietwaardigheidscontrole
Controle op lopende faillissementsprocedures
Onderzoek naar betalingsgedrag
Controle van referenties
Analyse van jaarcijfers indien beschikbaar

Veel betalingsproblemen ontstaan niet door fraude, maar doordat ondernemers zaken doen met bedrijven die financieel al onder druk staan. Hoe eerder u deze signalen herkent, hoe kleiner het risico op onbetaalde facturen.

Goed debiteurenbeheer begint vóór de eerste factuur

Binnen debiteurenbeheer wordt vaak veel aandacht besteed aan herinneringen, aanmaningen en incassotrajecten. Toch begint effectief risicomanagement veel eerder: bij de acceptatie van een nieuwe klant.

Een onderneming die vooraf controleert met wie zij zaken doet, voorkomt een groot deel van de problemen achteraf. Dat geldt niet alleen voor grote organisaties. Juist binnen het mkb kunnen enkele onbetaalde facturen al een flinke impact hebben op de cashflow. Een korte controle van een KVK-nummer kost slechts enkele minuten. De gevolgen van een verkeerde klantacceptatie kunnen daarentegen maanden of zelfs jaren voelbaar zijn.

Houd ook uw eigen registratie actueel

Het onderzoek van de Kamer van Koophandel laat zien dat veel ondernemers onvoldoende bekend zijn met de juridische waarde van de gegevens in het Handelsregister. Toch gebruiken banken, verzekeraars, gemeenten en andere instanties deze informatie dagelijks.

Verouderde gegevens kunnen leiden tot vertragingen bij vergunningaanvragen, financieringen, verzekeringskwesties of juridische procedures. Daarom is het belangrijk om wijzigingen in bijvoorbeeld adresgegevens, bedrijfsactiviteiten of bestuurders tijdig door te geven.

Een correcte registratie straalt bovendien professionaliteit uit richting klanten, leveranciers en zakenpartners.

Voorkomen blijft beter dan incasseren

Bij Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso zien wij dagelijks de gevolgen van onvoldoende onderzoek naar nieuwe klanten en zakenrelaties. Veel betalingsproblemen hadden voorkomen kunnen worden door vooraf enkele eenvoudige controles uit te voeren.

Heeft u twijfels over een nieuwe klant, wilt u een kredietcontrole uitvoeren of heeft u te maken met een opdrachtgever die uw facturen niet betaalt? Dan staan de specialisten van Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso voor u klaar. Neem vrijblijvend contact met ons op voor advies over risicobeheer, debiteurenbeheer en het incasseren van openstaande vorderingen.