B2B of B2C incasso? Uitleg van de wettelijke verschillen

Een onbetaalde factuur is erg vervelend voor iedere ondernemer. U heeft geleverd, uw afspraken nagekomen en rekent erop dat uw klant hetzelfde doet. Toch blijft betaling soms uit. Dan is het belangrijk om te weten welke stappen u mag zetten. Zeker omdat de regels voor zakelijke klanten anders zijn dan voor particuliere klanten.

Het grootste verschil zit in de bescherming van de debiteur. Consumenten worden wettelijk sterker beschermd dan bedrijven. Bij particuliere klanten moet u daarom zorgvuldiger te werk gaan voordat u incassokosten mag rekenen. Bij zakelijke klanten heeft u meer ruimte, maar ook daar is een doordachte aanpak belangrijk.

Incasso bij consumenten: eerst de 14-dagenbrief

Levert u aan een consument, dan mag u niet direct incassokosten in rekening brengen nadat de betaaltermijn is verstreken. U moet eerst een betalingsherinnering sturen waarin de consument nog 14 dagen de tijd krijgt om zonder extra kosten te betalen. In deze brief moet ook duidelijk staan welk bedrag aan incassokosten verschuldigd wordt als betaling uitblijft.

Deze zogenoemde 14-dagenbrief of WIK-brief moet correct zijn opgesteld. Een verkeerde termijn, een onduidelijk bedrag of een te vage formulering kan ertoe leiden dat u de incassokosten niet kunt verhalen. Pas wanneer de consument na deze termijn nog steeds niet betaalt, mag u de wettelijke incassokosten doorbelasten.

Incasso bij bedrijven: sneller in verzuim

Bij zakelijke klanten ligt dit anders. Bedrijven worden geacht hun administratie op orde te hebben en afspraken na te komen. Is de betalingstermijn verstreken, dan kan de zakelijke klant in veel gevallen direct in verzuim zijn. Een aparte 14-dagenbrief is bij B2B-incasso meestal niet verplicht.

Dat betekent dat u sneller incassokosten en wettelijke handelsrente kunt vorderen. De wettelijke rente voor handelstransacties bedraagt sinds 1 juli 2025 10,15%. Ook gelden er wettelijke regels voor betalingstermijnen tussen bedrijven; in beginsel is een maximale betalingstermijn van 30 dagen, met specifieke uitzonderingen.

Hoe hoog zijn de incassokosten?

Voor incassokosten geldt een wettelijke staffel. Het minimumbedrag is € 40. Bij hogere vorderingen wordt het bedrag berekend als percentage van de openstaande hoofdsom.

Bij B2B kunt u in uw algemene voorwaarden soms andere afspraken maken over incassokosten, bijvoorbeeld een hoger percentage. Die afspraken moeten wel redelijk zijn. Heeft u niets vastgelegd, dan valt u terug op de wettelijke regeling. Goede algemene voorwaarden zijn daarom geen formaliteit, maar een belangrijk onderdeel van uw debiteurenbeleid.

Juridisch gelijk is niet altijd zakelijk verstandig

Dat u bij zakelijke klanten sneller mag optreden, betekent niet dat direct hard incasseren altijd verstandig is. Een factuur kan zijn blijven liggen door vakantie, ziekte, een fout in het goedkeuringsproces of een administratief misverstand.

Daarom is het vaak verstandig om eerst een vriendelijke herinnering te sturen. Blijft reactie uit, dan kunt u de toon aanscherpen en duidelijk aangeven welke vervolgstappen worden gezet. Zo beschermt u uw cashflow zonder onnodig druk te zetten op een waardevolle klantrelatie.
Heeft u te maken met een zakelijke of particuliere klant die niet betaalt? Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso helpt u graag met een correcte, zorgvuldige en effectieve aanpak. Neem gerust contact met ons op voor advies of het innen van uw openstaande factuur.